تالار گفتگو

با سلام
نگهداری سوابق به عوامل زیادی وابسته است:
1- الزامات قانونی
2- الزامات منطقه ای و ملی
3- الزامات استانداردهای جاری در سازمان
4- الزامات سازمانی
5- الزامات مرتبط با مشتریان
6- مدت زمان بین دو ممیزی

آنچه در این میان اهمیت دارد این است که سازمان ها باید یک روش اجرایی برای نگهداری سوابق داشته باشند که در این روش اجرایی مشخص باشد که در رابطه با سوابق:
- هر بخش باید چه سوابقی را ایجاد و نگهداری نماید؟ (فرم ها، نمونه ها، لام ها، لیست کارها، چک لیست های پرشده و ... )
- هر سابقه ای باید چه زمانی نگهداری شود؟ (بایگانی جاری و راکد)
- هر سابقه ای باید کجا نگهداری شود؟ (زئنکن، سی دی، درایو کامپیوتری، یخچال، فریزر و ... )
- سابقه باید چگونه معدوم و امحاء گردد. (زبالع خانگی، عفونی و ... )